Szenario: Die Bilder einer Familie oder eines Unternehmens sind in einem Netzwerk auf einem Server oder NAS (Network Attached Storage) gespeichert und sollen von mehreren Rechnern aus gemeinsam benutzt werden. Dazu sind die (entfernten) Speicherorte in das (lokale) Dateisystem der unterschiedlichen Rechner integriert, beispielsweise als "Netzlaufwerk".
JPhotoTagger schreibt die Metadaten wie Stichwörter, Bildtitel und Bildbeschreibungen in XMP-Filialdateien in das gleiche Verzeichnis wie die Bilddateien. EXIF-Daten wie die Kamera und Aufnahmezeit stehen ("ohnehin") in den Bildern. Sobald JPhotoTagger ein Bildverzeichnis eingelesen hat, kennt es die Stichwörter etc. Ändert ein Benutzer z.B. ein Stichwort oder fügt eines hinzu, erkennt JPhotoTagger anhand eines neuen Datums der XMP-Filildatei die Änderung und aktualisiert seine Datenbank. Tipp: Unter Bearbeiten > Einstellungen > Automatisieren lassen sich Ordner automatisch einlesen. Salopp ausgedrückt, sind die Daten in den XMP-Filialdateien "Masterdaten", die Datenbank ist ein Cache zum (schnellen) Auffinden der Bilder.
Deshalb ist es kein Problem, JPhotoTagger auf unterschiedlichen Rechnern und Betriebssystemen für die gleichen Bilder einzusetzen. Ein Benutzer kann über seinen Rechner den Bildern Stichwörter und andere Metadaten zuweisen. Sobald ein anderer oder der gleiche Benutzer das Bildverzeichnis auf einem anderen Rechner auswählt, ergänzt JPhotoTagger (automatisch) seine rechnerlokale Datenbank mit den Stichwörtern (siehe Tipp oben: Änderungen aufzufinden, lässt sich automatisieren).
Es ist zu empfehlen, dass jeder Benutzer seine eigene JPhotoTagger-Datenbank hat; dies ist gewährleistet, außer der Benutzer ändert den Ort der Datenbank über die Einstellungen (Bearbeiten > Einstellungen > Sonstiges: Datenbankordner): Die gleiche Datenbank darf zur gleichen Zeit nicht zweimal oder häufiger geöffnet sein (JPhotoTagger zeigt in diesem Fall während des Starts eine Warnung an)! Die Stichwörter werden (ohnehin) aus den XMP-Filialdateien bezogen. So ist es auch möglich, dass Bilder auf Netzlaufwerken sind und diese unter verschiedenen Namen (Laufwerksbuchstaben) auf verschiedenen Rechnern und Betriebssystemen angesprochen werden. Andere Betriebssysteme haben ("ohnehin") andere Strategien, Ordner zu benennen, beispielsweise sind "Laufwerksbuchstaben" eine Windows-Eigenheit und ein Ordnerpfad hat under Windows Backslashes (\) und unter Unix-Systemen Slashes (/).
Wichtig ist, dass mehrere Benutzer nicht zur gleichen Zeit im gleichen Ordner Bildern Metdaten zuweisen (Stichwörter eingeben, Bildbeschreibungen ändern etc.). Was dann geschieht, ist undefiniert, z.B. könnte dabei ein Benutzer die Metadaten-Änderungen eines anderen überschreiben, im schlimmsten Fall ist die XMP-Filialdatei anschließend ungültig.